HotSpoty
w Zielonce

W ramach akcji "Przejrzysta Polska" Gmina Zielonka zadeklarowała realizację 13 zadań.

Zadanie: Opracowanie opisu usług świadczonych w samorządzie (1.1):
Celem zadania jest ułatwienie mieszkańcom dostępu do usług świadczonych przez gminę. Zadanie jest wykonane, gdy:

• zostanie opracowanych 50 kart najczęściej wykonywanych usług,
• istnieje procedura aktualizacji kart usług,
• karty usług zawierają przynajmniej następujące informacje: nazwa usługi, podstawa prawna, wykaz potrzebnych dokumentów, wysokość opłat, dokładnie określenie miejsca wykonywania usługi, określenie czasu realizacji usługi, informację o trybie odwoławczym,
• mieszkańcy zostali poinformowani o opracowaniu kart usług i zasadach ich udostępniania,
• karty usług są dostępne na stronie internetowej gminy oraz w punkcie informacyjnym urzędu, a jeżeli urząd nie posiada punktu informacyjnego, karty są dystrybuowane na terenie urzędu w taki sposób, że mieszkaniec potrafi je samodzielnie zlokalizować i bez żadnych utrudnień pozyskać (z możliwością wzięcia do domu),
• uzyskano opinię klientów urzędu na temat jakości usługi udzielania informacji,
• są prowadzone działania kontrolne i oceniające.,

Zadanie: Opracowanie systemu oznakowania wewnętrznego w urzędzie (1.3)
Zadanie jest wykonane, gdy:

• w urzędzie istnieje tablica informacyjna z nazwami komórek organizacyjnych i numerami pokojów, w których są zlokalizowane,
• pracownicy urzędu noszą identyfikatory z imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem oraz nazwą komórki organizacyjnej, w której pracują,
• przy drzwiach do poszczególnych pokoi umieszczone są informacje o nazwie komórki, osobach, które w tym pokoju pracują, oraz zakresie załatwianych spraw,
• w urzędzie jest umieszczona oznakowana tablica ogłoszeń z rejestrem dokumentującym zamieszczane na niej komunikaty,
• są prowadzone działania kontrolne i oceniające,
• istnieje procedura gwarantująca, że na wszystkich oznaczeniach są aktualne informacje,
• istnieje procedura gwarantująca konserwację oznakowania i utrzymanie go w czystości.

Zadanie: Utworzenie punktu informacyjnego (1.4)
Zadanie jest wykonane, gdy:

• punkt informacyjny jest czynny w godzinach pracy urzędu bez wyjątku (czyli tzw. dni wewnętrznych),
• osoba pracująca w punkcie posiada odpowiednie kwalifikacje, w tym wiedzę o działalności urzędu i innych jednostek organizacyjnych gminy oraz wiedzę o zasadach informowania i obsługi klienta,
• punkt informacyjny jest oznakowany,
• w punkcie informacyjnym można otrzymać karty usług oraz formularze wniosków,
• mieszkańcy zostali poinformowani o utworzeniu punktu i jego zadaniach,
• uzyskano opinię klientów urzędu na temat jakości usługi udzielania informacji,
• są prowadzone działania kontrolne i oceniające.

Zadanie: Utworzenie i rozwój sieci tablic informacji lokalnej zapewniających skuteczny, powszechny dostęp do informacji (1.6)
Zadanie jest wykonane, gdy:

• określono standard dostępu do tablicy informacyjnej (np. przynajmniej jedna w każdym sołectwie, a na terenach miejskich w strefie dogodnego dojścia pieszego - 15 min (promień ok. 1 km),
• tablice są umieszczone w miejscach o dużym natężeniu ruchu pieszego,
• tablice są oznakowane w sposób pozwalający na identyfikację ich właściciela,
• istnieje procedura gwarantująca, że na wszystkich tablicach umieszczone są te same informacje, zniszczone lub uszkodzone komunikaty są uzupełniane, na tablicach wiszą tylko aktualne informacje,
• istnieje procedura gwarantująca konserwację tablic i utrzymanie ich w czystości,
• na stronie internetowej gminy jest zamieszczona informacja o lokalizacji tablic informacyjnych i zakresie umieszczanych na nich informacji,
• mieszkańcy zostali poinformowani o lokalizacji tablic i zakresie umieszczanych na nich informacji,
• są prowadzone działania kontrolne i oceniające.

Zadanie: Opracowanie gminnego/powiatowego katalogu firm (1.8)
Zadanie jest wykonane, gdy:

• katalog jest dostępny dla każdego klienta urzędu,
• katalog podlega aktualizacji,
• katalog jest otwarty dla wszystkich firm, które chciałyby się w nim znaleźć
• pracownicy wiedzą, dlaczego został opracowany katalog firm i czemu ma służyć oraz jakie są ich zadania w związku z tym katalogiem,
• zarządzeniem został wprowadzony obowiązek posługiwania się przez pracowników katalogiem,
• mieszkańcy zostali poinformowani o istnieniu katalogu, jego roli i zasadach udostępniania,
• na terenie urzędu oraz na stronie internetowej gminy znajduje się informacja o istnieniu katalogu i zasadach jego udostępniania,
• na terenie urzędu znajduje się informacja o zasadach wpisywania się do katalogu,
• są prowadzone działania kontrolne i oceniające.

Zadanie: Wypracowanie i wdrożenie kodeksu etycznego pracowników urzędu gminnego/powiatowego (2.1)
Zadanie jest wykonane, gdy:

• kodeks etyczny jest tekstem stworzonym przez pracowników danego urzędu (nie jest to powielenie kodeksów z innych urzędów),
• kodeks zawiera wartości i zasady, jakimi kierują się urzędnicy, tekst kodeksu nie zawiera zapisów dotyczących kwestii prawnych (regulowanych ustawowo),
• kodeks nie jest przyjęty zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej, jest własnością grupy, która go stworzyła, a nie instytucji,
• tekst kodeksu jest znany wszystkim pracownikom oraz mieszkańcom,
• tekst kodeksu nie podlega okresowej ocenie i aktualizacji.

Zadanie: Przygotowanie i wdrożenie kodeksu etycznego radnego (2.2)
Zadanie jest wykonane, gdy::

• kodeks etyczny jest tekstem stworzonym przez radnych danej gminy/powiatu (nie jest to powielenie kodeksów innych rad),
• kodeks zawiera wartości i zasady, jakimi kierują się radni, tekst kodeksu nie zawiera zapisów dotyczących kwestii prawnych (regulowanych kodeksowo),
• kodeks nie jest przyjęty uchwałą rady. Jest własnością grupy, która go stworzyła, a nie instytucji,
• tekst kodeksu jest znany wszystkim radnym oraz mieszkańcom,
• tekst kodeksu nie podlega okresowej ocenie i aktualizacji.

Zadanie: Opracowanie i wdrożenie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi (3.1)
Zadanie jest wykonane, gdy wieloletni program współpracy z organizacjami pozarządowymi określa następujące elementy:

• zakres współpracy z organizacjami pozarządowymi,
• formy współpracy z organizacjami pozarządowymi,
• sposób dotowania organizacji (regulamin),
• powołanie koordynatora ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi,
• powołanie zespołu konsultacyjnego ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi, w którego skład wchodzą ich przedstawiciele (regulamin),
• sposób monitorowania współpracy z organizacjami pozarządowymi,
• zasady komunikacji samorządu z organizacjami pozarządowymi - harmonogram spotkań władz gminy z organizacjami.

Zadanie: Stworzenie "mapy aktywności" organizacji pozarządowych i inicjatyw na terenie gminy - wykaz organizacji wraz ze wskazaniem rodzaju działalności (3.2)
Zadanie jest wykonane, gdy:

• istnieje wykaz wszystkich organizacji pozarządowych funkcjonujących na terenie jednostki,
• wykaz zawiera następujące elementy:
  • pełna nazwa organizacji,
  • adres siedziby,
  • kontakt telefoniczny
  • imię i nazwisko przedstawiciela władz organizacji
  • zakres działalności, doświadczenia i osiągnięcia
  • data aktualizacji danych nt. organizacji
• wykaz jest opublikowany na stronie urzędu,
• istnieje procedura aktualizacji wykazu organizacji przyjęta zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej,
• "mapa aktywności" jest podstawą do zapraszania organizacji pozarządowych do konsultacji oraz do informowania ich o działaniach urzędu i rady.

Zadanie: Opracowanie krótkiego materiału przybliżającego mieszkańcom istniejący w gminie/powiecie aktualny strategiczny dokument rozwojowy (4.1)
Zadanie jest wykonane, gdy materiał opisuje założenia aktualnego dokumentu rozwojowego spełniającego następujące warunki:

• strategiczny plan rozwoju obejmuje wszystkie obszary działania w perspektywie wieloletniej,
• sporządzenie planu zostało poprzedzone wnikliwą analizą obecnej sytuacji społeczno-gospodarczej na obszarze jednostki (diagnozą),
• strategiczny plan rozwoju został opracowany przy aktywnym udziale społeczności lokalnej,
• opracowany dokument został zatwierdzony przez radę samorządu,
• dokument zawiera procedurę aktualizacji i monitorowania z udziałem przedstawicieli mieszkańców,
• samorząd okresowo, z udziałem społeczności lokalnej, przegląda swoje cele strategiczne, koryguje je i wydłuża horyzont planowania w miarę potrzeb, aby był stale aktualny i dawał perspektywę rozwoju na wiele lat do przodu.

Zadanie: Wprowadzenie stałych terminów obrad rady gminy/powiatu (harmonogram) oraz umieszczenie tam kluczowych dla społeczności decyzji (budżet, dotacje dla organizacji pozarządowych), rocznych raportów jednostek organizacyjnych, w tym przynajmniej jedno posiedzenie poświęcone monitorowaniu strategii (4.3)
Zadanie jest wykonane, gdy:

• samorząd posiada harmonogram ze stałymi terminami obrad rady gminy/powiatu,
• harmonogram uwzględnia przynajmniej jedno posiedzenie poświęcone monitorowaniu strategii rozwoju,
• w harmonogramie wskazane są sesje, na których podejmowane będą kluczowe dla społeczności decyzje, takie jak uchwała budżetowa czy też przyznanie dotacji dla organizacji pozarządowych,
• harmonogram jest w sposób skuteczny przekazany do wiadomości mieszkańcom jednostki samorządu terytorialnego,
• corocznie opracowywane są raporty jednostek organizacyjnych zawierające informacje na temat rzeczowej i finansowej realizacji zadań oraz planów na najbliższy rok i zamierzeń wieloletnich,
• raporty te są publikowane (przede wszystkim na stronie internetowej urzędu),
• opracowywane są roczne raporty jednostek organizacyjnych.

Zadanie: Wprowadzenia procedury naboru na każdy wakat w urzędzie gminy. Procedura musi zawierać wymóg konkursów na stanowiska kierownicze (5.1)
Zadanie jest wykonane, gdy:

• są przyjęte zarządzeniem dwie odrębne procedury – procedura przeprowadzania konkursów na stanowiska kierownicze i stanowiska merytoryczne oraz procedura naboru na pozostałe wakaty w urzędzie,
• mieszkańcy są skutecznie poinformowani o przyjętych procedurach naboru.

Zadanie: Urząd przygotuje i rozpropaguje książeczkę (coroczny informator budżetowy dla mieszkańców) pt. „Skąd mamy pieniądze i na co je wydajemy” (6.1)
Zadanie jest wykonane, gdy:

• książeczka jest opracowywana każdego roku, procedura tworzenia broszury jest wprowadzona zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej (może to być odrębna procedura lub stanowić część procedury tworzenia budżetu),
• książeczka zawiera informacje o tym, że każdy mieszkaniec ma prawo znać budżet oraz w jaki sposób budżet jest tworzony i w jaki sposób można zgłaszać wnioski do budżetu (informacje te są podane językiem zrozumiałym, niespecjalistycznym, w żadnym wypadku nie są cytowane zapisy ustawowe),
• w książeczce przedstawione są dane z trzech ostatnich lat,
• książeczka zawiera informacje na temat dochodów i wydatków gminy/powiatu podane w przystępnej formie, łatwej do zrozumienia przez osoby nieznające terminologii finansowej (jeżeli istnieje konieczność użycia terminów finansowych, dołączone są definicje tych terminów napisane językiem niefachowym),
• dochody i wydatki gminy są przedstawione w przeliczeniu na jednego mieszkańca (takie przedstawienie danych umożliwia porównywanie mieszkańcom budżetu gminy/powiatu z budżetem domowym),
• książeczka jest przygotowana w formie czytelnej i atrakcyjnej wizualnie (rysunki, wykresy, jak najmniej tabel), ważny jest edukacyjny charakter książeczki (wskazanie trendów i tendencji wieloletnich),
• informacje zawarte w książeczce dotarły do każdego gospodarstwa domowego, książeczka jest dostępna przez cały czas na stronie internetowej (ponadto można do rozpowszechnienia użyć tablic ogłoszeniowych, wrzutek do lokalnej prasy, przesyłki nie adresowane lub inne stosowane w danej jednostce),
• w książeczce zawarte są informacje dotyczące miejsc, w których można uzyskać bardziej szczegółowe dane,
• prowadzona jest ocena reakcji mieszkańców